Как правильно подать заявку на научную конференцию

Руководство по созданию абстракта, соблюдению сроков и подготовке к презентации

Научные конференции — важный элемент академической карьеры. Это возможность представить свои исследования, получить обратную связь от коллег, завести профессиональные знакомства и укрепить репутацию в научном сообществе. Однако первая подача заявки может вызвать множество вопросов: как оформить абстракт, какие сроки важно не пропустить и как подготовиться к выступлению?

Разбираемся по шагам.

Шаг 1. Найти подходящую конференцию

Выбор конференции — ключевой этап, от которого зависит не только шанс на публикацию, но и академическая репутация. Ошибка многих начинающих авторов — отправлять одну и ту же заявку «вслепую» на любые мероприятия. Важно подходить к выбору осознанно.

На что обратить внимание при выборе:

Тематика конференции
Убедитесь, что ваша работа действительно вписывается в проблемное поле мероприятия. Даже если тема кажется близкой, посмотрите:
1. перечень секций;
1. названия предыдущих докладов;
1. публикации прошлых лет.
Уровень мероприятия
1. Локальные конференции подойдут для первого опыта и получения отзывов;
1. Всероссийские и региональные — хороший способ представить свою работу широкой академической аудитории;
1. Международные конференции — престижный уровень, особенно если доклады публикуются в сборниках, входящих в Scopus, Web of Science или DOAJ.
Формат
Современные конференции могут проводиться:
1. Очно (в вузах, НИИ, на базе музеев или профильных организаций);
1. Онлайн — удобный формат без необходимости выезда;
1. Гибридно — с возможностью выбора формата участия.

Если вы не готовы к командировке — ищите мероприятия с онлайн-доступом.

Целевая аудитория
Определите, кто будет слушать ваш доклад:
- узкие специалисты или представители смежных дисциплин;
- студенты, аспиранты, профессора;
- практики или теоретики.

Это поможет скорректировать подачу материала и стиль выступления.

Публикация по итогам
Особенно важно, если вам нужна научная публикация для отчёта, защиты, гранта или ВАК. Уточните:
- где публикуются материалы (сборник, журнал, электронный архив);
- есть ли у издания ISSN/ISBN;
- индексируется ли сборник в РИНЦ, Scopus, WoS;
- предоставляется ли DOI.

Где искать конференции:

eLIBRARY.RU — крупнейшая российская платформа научных публикаций и анонсов;
Научные мероприятия — тематический агрегатор по всем дисциплинам;
ResearchGate — англоязычные международные конференции и коллаборации;
Сайты университетов, НИИ, музеев и академических журналов.

Совет:
Обратите внимание на регулярные мероприятия — уважаемые конференции, проводимые ежегодно или раз в два года, как правило, более организованы и имеют стабильную репутацию.

Шаг 2. Внимательно изучить требования к заявке

Когда вы нашли подходящее мероприятие, важно внимательно изучить Call for Papers — официальный документ или раздел сайта, где описаны условия подачи.

Какие параметры проверять:

Дедлайн подачи заявки и абстракта
Один из самых частых поводов для отклонения — пропущенные сроки.
Следите:
1. за датой подачи заявки;
1. сроком рассмотрения;
1. сроком подтверждения участия;
1. сроками подачи полного текста (если требуется).
Требования к абстракту (тезисам)
Обычно объём составляет:
1. от 150 до 300 слов;
1. иногда требуется структурированный абстракт — с заголовками «Введение», «Методы», «Результаты», «Выводы»;
1. иногда нужно прикрепить аннотацию на другом языке (русский и английский, или, например, английский и китайский).
Оформление
Часто указываются:
1. шрифт (обычно Times New Roman 12 pt);
1. межстрочный интервал (1.0–1.5);
1. поля;
1. стиль ссылок;
1. количество ключевых слов;
1. требования к файлу: Word, PDF, шаблон и т.д.
Дополнительные документы
Иногда запрашиваются:
1. справка об авторе (institutional affiliation, контактные данные);
1. краткая биография;
1. заявка участника с согласием на публикацию и использование материалов.
Формат подачи
Может быть:
1. через форму на сайте конференции;
1. по e-mail;
1. через системы типа EasyChair, [ConfTool], [Oxford Abstracts].

Важно:
Даже отличное содержание может быть отклонено, если нарушен формат. Это не жесткость редакторов, а признак научной культуры — следование инструкциям в академической среде считается базовым профессиональным стандартом.

Шаг 3. Написать качественный абстракт

Абстракт (или аннотация, тезисы) — это первое, что увидит от вас оргкомитет конференции. Именно на его основании принимается решение: допустить доклад или отклонить. Поэтому к написанию абстракта стоит подойти с той же серьёзностью, как к написанию научной статьи.

Что такое абстракт?

Абстракт — это сжатое, но содержательное изложение сути исследования, ограниченное обычно 150–300 словами. Он должен отвечать на пять ключевых вопросов:

Контекст и актуальность темы
Почему важно заниматься этим вопросом? Какие существуют пробелы в научном знании? В чем значимость исследования?
Цель исследования
Чётко сформулированная задача: что вы хотите выяснить, доказать, проанализировать.
Методология
Какие методы были использованы: количественные, качественные, сравнительный анализ, моделирование, эксперимент, интервью и т.д.
Результаты
Что вы обнаружили в процессе исследования? Укажите конкретные выводы, пусть и кратко.
Значение и выводы
Как полученные данные могут быть применены? Какой вклад вы делаете в развитие темы или практики?

Пример хорошо структурированного абстракта:

В условиях стремительного развития цифровых технологий особую актуальность приобретают вопросы мотивации студентов к обучению в онлайн-среде. Цель настоящего исследования — выявить элементы цифрового образовательного контента, наиболее способствующие вовлечённости студентов. Исследование основано на анкетировании 312 учащихся бакалавриата и последующем корреляционном анализе. Результаты показали, что адаптивные функции платформ (персонализированная подача материала, интерактивные задания) значительно повышают внутреннюю мотивацию (средний рост на 72%). Выводы исследования могут быть использованы при проектировании образовательных платформ и программ повышения качества онлайн-обучения.

Частые ошибки:

Размытые формулировки: фразы вроде «настоящее исследование важно, так как тема актуальна» без пояснения, в чём именно заключается актуальность.
Избыточная теоретизация: не стоит превращать абстракт в обзор литературы — это не его задача.
Общие слова без конкретики: «проведён анализ» — чего? «Получены результаты» — какие?

Советы по написанию:

Начинайте с чернового варианта, затем сокращайте и оттачивайте формулировки.
Используйте активный залог и точные научные термины.
Не включайте новые термины и ссылки, если они не объяснены в тексте.
Обязательно проверьте орфографию, грамматику и стиль — особенно если пишете на английском.
Попросите коллегу прочитать абстракт и дать объективную обратную связь.

Шаг 4. Соблюдать сроки и подтверждать участие

Подали абстракт — отлично! Но важно не расслабляться. Следующий этап — контроль сроков и процедур.

Что нужно сделать после подачи заявки:

Проверка подтверждения получения
После отправки абстракта вы должны получить автоматическое или персональное письмо с подтверждением (submission received). Если письмо не пришло в течение 1–3 дней — проверьте папку «Спам» и напишите в оргкомитет.
Ожидание результатов отбора
Обычно оргкомитет сообщает о решении в течение 2–4 недель. В письме будет указано:
1. статус работы (accepted/rejected);
1. формат участия (доклад, постер, публикация без выступления);
1. информация об оплате и дедлайнах.
Подтверждение участия
Даже если вы прошли отбор, вас исключат из программы, если вы не:
1. подтвердите участие письменно;
1. оплатите регистрационный взнос (если он предусмотрен);
1. не пришлёте необходимые документы (договор, согласие, финальный текст и т.д.).
Получение окончательной программы
После подтверждения вам пришлют:
1. подробную программу с указанием даты и времени вашего доклада;
1. инструкции для выступающих;
1. технические требования (формат презентации, платформа, длительность).

Важно:
Участники, не подтвердившие участие до установленного срока, не включаются в сборник и в итоговую программу, даже если их работа была одобрена. Поэтому будьте пунктуальны и всегда следите за письмами от организаторов.

Шаг 5. Подготовить выступление

Если вы прошли отбор и приглашены с устным докладом — начинается важный этап: подготовка к выступлению. Даже при наличии сильной работы результат во многом зависит от того, насколько ясно, логично и уверенно вы представите свои идеи.

Уточните у организаторов:

Регламент: чаще всего выступления ограничены 7–15 минутами. Иногда добавляется 2–3 минуты на вопросы.
Наличие презентации: нужна ли она обязательно, какие требования к формату (чаще всего .ppt или .pdf).
Формат участия: если конференция гибридная, уточните, будет ли ваше выступление очным или онлайн, и на какой платформе (Zoom, Teams, Webex и т.д.).

Структура доклада: от простого к сложному

Даже короткое выступление должно быть логически выстроено:

Введение: кратко обозначьте проблему и её актуальность (не более 1 минуты).
Цель и задачи: чётко сформулируйте, что именно вы исследовали.
Методология: опишите, как вы проводили исследование, какие методы использовали.
Результаты: это главное — представьте ключевые выводы, цифры, графики.
Заключение: поясните значимость результатов и возможные направления продолжения работы.

Подготовка презентации (если требуется)

Используйте минимум текста на слайдах — только ключевые тезисы.
Применяйте визуализацию: таблицы, схемы, графики — они воспринимаются быстрее.
Следите за контрастностью и читаемостью: тёмный текст на светлом фоне — самый универсальный вариант.
Избегайте перегрузки слайдов списками и лишними деталями.

Репетиция — залог уверенности

Тренируйтесь с таймером, чтобы не выйти за регламент.
Запишите речь на диктофон — вы услышите слабые места.
Попробуйте выступить перед коллегой, руководителем или даже зеркалом.
Подготовьте 2–3 коротких ответа на возможные вопросы из зала. Это покажет, что вы владеете темой.

❗ Если выступление проходит онлайн:

Проверьте заранее технику, интернет и микрофон;
Попросите кого-то из коллег присутствовать и предупредить, если возникнут проблемы;
Всегда имейте запасной вариант презентации и текст выступления под рукой.

Шаг 6. Оформить документы и публикацию

Во многих конференциях предусмотрена публикация сборника материалов — печатного или электронного. Важно не только выступить, но и сдать все необходимые материалы корректно и в срок, чтобы ваша работа вошла в официальный выпуск.

Что нужно уточнить:

Требования к оформлению статьи
Обычно это:
1. объём текста (например, 5–8 страниц);
1. поля, шрифт (чаще всего Times New Roman 14, межстрочный интервал 1.5);
1. формат заголовков, аннотации, ключевых слов;
1. оформление списка литературы по ГОСТ или APA/MLA (указано в требованиях).
Дополнительные документы
Вас могут попросить:
1. экспертное заключение о возможности публикации (особенно в вузах и ВАК-журналах);
1. отчёт о проверке на антиплагиат (требуемый порог оригинальности — от 70%);
1. лицензионный договор или согласие на публикацию, где вы подтверждаете, что текст оригинален и не нарушает авторских прав.
Способы подачи
1. Через электронную форму;
1. По e-mail;
1. Через платформы конференции или издательства.

Опоздание с подачей текста или неполный пакет документов может привести к исключению вашей статьи из сборника, даже если доклад был успешным.

Полезный совет:

Перед подачей статьи попросите научного руководителя или коллегу вычитать текст. Даже мелкие ошибки в оформлении, орфографии или структуре могут вызвать вопросы у редакции сборника.

В заключение

Участие в научной конференции — это не только возможность заявить о себе, но и полезный опыт, который помогает формировать научную культуру, уверенность и профессиональные связи. Главное — внимательно подойти к подготовке и не бояться отправить заявку, даже если вы делаете это впервые.

Пусть следующая конференция станет шагом вперёд в вашей научной карьере.