Сопроводительное письмо, или Cover Letter, — это короткое обращение автора к редактору научного журнала, которое отправляется вместе с рукописью. Оно не является частью самой статьи, но может сыграть важную роль на этапе предварительного рассмотрения.
Именно из Cover Letter редактор получает дополнительную информацию о том, почему автор считает статью подходящей для журнала, в чем заключается ее основная научная ценность и соблюдены ли важные требования публикационной этики.
Хорошее сопроводительное письмо не должно пересказывать всю статью. Его задача гораздо проще: заинтересовать редактора рукописью и показать, что автор понимает специфику выбранного журнала.
DOI, антиплагиат и продвижение статьи в одном контуре
На vak.panor.ru можно закрыть сопутствующие задачи публикации: проверить текст, присвоить DOI и усилить публикационную упаковку статьи.
- Проверка на плагиат
- Присвоение DOI
- Продвижение статьи
При этом Cover Letter не может компенсировать слабую статью. Если исследование не соответствует тематике издания или не имеет достаточной научной новизны, красивое письмо не спасет рукопись от отказа.
Скачать руководство по идеальному сопроводительному письму
Оставьте контакты, и мы вышлем материал на указанный email. Файл доступен в формате PDF.
Зачем вообще нужно Cover Letter
Некоторые авторы относятся к сопроводительному письму как к формальности и ограничиваются одной фразой: «Направляем статью для публикации». Это упущенная возможность. Редактор получает большое количество рукописей, и краткое письмо помогает сразу понять контекст подачи.
В Cover Letter можно указать:
название статьи;
тип публикации;
основную научную проблему;
ключевой результат;
Проконсультироваться бесплатно
Подскажем по публикации в журналах ВАК, требованиям к статье, срокам и редакционной подготовке материала.
научную новизну;
соответствие статьи тематике журнала;
сведения об оригинальности работы;
информацию об отсутствии одновременной подачи в другой журнал;
сведения о конфликте интересов;
информацию об использовании искусственного интеллекта, если этого требуют правила журнала.
При этом письмо должно быть коротким. Обычно достаточно одной страницы.
Что проверить до написания письма
Сопроводительное письмо лучше готовить не до выбора журнала, а после.
Перед тем как открыть документ и начать писать, необходимо изучить требования конкретного издания. Некоторые журналы публикуют подробные инструкции относительно содержания Cover Letter, а некоторые практически не предъявляют к нему требований.
Особенно важно выяснить:
кому адресовать письмо;
требуется ли оно вообще;
есть ли обязательные формулировки;
нужно ли указывать тип статьи;
требуется ли информация о конфликте интересов;
нужно ли подтверждать оригинальность рукописи;
нужно ли сообщать об использовании ИИ;
есть ли ограничения по объему.
Если журнал дает собственный шаблон, лучше использовать именно его.
Как начать сопроводительное письмо
Cover Letter обычно начинается с обращения к редактору.
Если имя главного редактора известно, предпочтительно обратиться персонально:
Уважаемый профессор Иван Иванович Иванов!
Если имя неизвестно, можно использовать нейтральную формулировку:
Уважаемый главный редактор!
Или:
Уважаемая редакция журнала «Название»!
Для международного журнала используется соответствующее английское обращение:
Dear Editor,
Не стоит начинать письмо с длинного рассказа об авторе, истории исследования или благодарностей редакции. Сразу переходите к сути.
Первый абзац: что вы отправляете
В первом абзаце необходимо сообщить, что вы направляете рукопись на рассмотрение.
Например:
Направляем на рассмотрение редакции журнала «Название» рукопись «Искусственный интеллект в подготовке научных публикаций», подготовленную авторами Ивановым И. И. и Петровой А. А.
Если журнал требует указать тип публикации, его можно добавить:
Статья представляет собой оригинальное исследование.
Или:
Рукопись представляет собой обзор современной научной литературы.
Этот абзац должен быть максимально конкретным.
Второй абзац: о чем исследование
Далее нужно очень кратко объяснить содержание статьи. Не нужно пересказывать методику, результаты всех экспериментов или историю вопроса. Достаточно двух-трех предложений.
Например:
В статье исследуется эффективность применения мембранной технологии для удаления фармацевтических загрязнителей из сточных вод. На основе экспериментальных данных проведено сравнение трех режимов обработки и определены условия, обеспечивающие наиболее высокую степень удаления целевых соединений.
Так редактор сразу понимает, что именно было сделано.
Третий абзац: научная новизна
Это одна из самых важных частей Cover Letter. Фраза «статья посвящена актуальной теме» практически ничего не сообщает редактору. Актуальность сегодня можно заявить практически для любого научного исследования. Гораздо полезнее объяснить, какой новый результат получен.
Например:
Научная новизна работы заключается в сравнительном анализе эффективности трех режимов мембранной обработки при одинаковых условиях эксперимента, что позволяет определить наиболее перспективный вариант для дальнейшего применения.
Если работа обзорная, новизна может заключаться в другой форме:
В обзоре систематизированы исследования последних пяти лет, посвященные применению искусственного интеллекта в прогнозировании качества воды, и выделены основные направления развития данного подхода.
Главное — не преувеличивать значение исследования.
Не стоит писать:
«Это первое в мире исследование данной проблемы».
Если автор не может это надежно доказать.
Четвертый абзац: почему статья подходит журналу
Это тот элемент, который особенно часто отсутствует в слабых Cover Letter. Редактору важно понять, почему автор отправляет статью именно в его журнал.
Например:
Считаем, что рукопись соответствует тематике журнала, поскольку посвящена современным методам очистки промышленных сточных вод и применению мембранных технологий, которые входят в число направлений, представленных в издании.
Еще лучше показать знакомство с журналом:
Тематика исследования соответствует направлению журнала, в котором регулярно публикуются работы по технологиям водоочистки, удалению микрополлютантов и совершенствованию процессов обработки сточных вод. Такой абзац показывает редактору, что автор не отправляет статью случайно в десятки изданий.
Не нужно перечислять все достоинства журнала
Иногда авторы превращают Cover Letter в рекламное письмо самому журналу:
«Ваш журнал является ведущим, авторитетным, престижным и всемирно известным изданием...»
Это не помогает принять решение. Редактор и так знает характеристики своего журнала. Вместо комплиментов лучше объяснить, почему конкретная статья соответствует его читательской аудитории и тематике.
Нужно ли писать о практической значимости
Если исследование имеет практическое применение, об этом стоит кратко сказать.
Например:
Полученные результаты могут быть использованы при выборе режима мембранной обработки промышленных сточных вод.
Или:
Предложенная методика может применяться для предварительного скрининга научной литературы при подготовке систематических обзоров.
Но практическую значимость не следует придумывать.
Если исследование носит фундаментальный характер, лучше честно указать его теоретический вклад.
Что написать об оригинальности статьи
В Cover Letter обычно уместно подтвердить, что рукопись является оригинальной и не находится одновременно на рассмотрении в другом журнале.
Например:
Подтверждаем, что представленная рукопись является оригинальной работой, ранее не публиковалась и в настоящее время не находится на рассмотрении в другом научном журнале.
Если статья частично основана на ранее опубликованной работе, это необходимо раскрыть. Нельзя использовать стандартную фразу об оригинальности автоматически, если она фактически не соответствует ситуации.
Одновременная подача в несколько журналов
Это один из принципиальных вопросов публикационной этики. Нельзя отправлять одну и ту же рукопись одновременно в несколько журналов, если правила изданий предполагают эксклюзивное рассмотрение. В противном случае может возникнуть ситуация, когда два редактора одновременно организуют рецензирование одной статьи.
Поэтому в Cover Letter часто включают подтверждение:
Настоящая рукопись не была опубликована ранее и не находится на рассмотрении в другом журнале.
Это простая, но важная формулировка.
Нужно ли указывать конфликт интересов
Если у авторов существует конфликт интересов, его необходимо раскрыть в соответствии с требованиями журнала. Например, он может быть связан с:
финансированием исследования;
коммерческими организациями;
патентами;
трудовыми отношениями;
финансовой заинтересованностью;
личными или профессиональными связями.
Если конфликта интересов нет, можно использовать формулировку:
Авторы заявляют об отсутствии конфликта интересов.
Однако прежде чем использовать такую фразу, необходимо убедиться, что она соответствует правилам журнала.
Информация о финансировании
Если исследование выполнено при поддержке гранта, фонда, университета или другой организации, эту информацию иногда необходимо указать в статье и сопроводительном письме.
Например:
Исследование выполнено при финансовой поддержке Российского научного фонда, грант № ХХХХ.
Не следует указывать финансирование, которого фактически не было. Если работа финансировалась несколькими организациями, необходимо использовать официальные названия и номера грантов.
Нужно ли указывать всех авторов
Название статьи и имена авторов обычно указываются в самом начале письма. Если авторов много, можно перечислить их всех или использовать формулировку, предусмотренную системой подачи журнала.
Особое внимание следует уделить соответствию авторского состава информации в рукописи и электронной системе подачи. Если в статье пять авторов, а в Cover Letter указано четыре, редакция может запросить разъяснения.
Что делать с использованием искусственного интеллекта
В последние годы этот вопрос становится особенно актуальным. Если при подготовке статьи использовался ChatGPT или другой генеративный ИИ, необходимо ознакомиться с политикой конкретного журнала.
ИИ может использоваться, например, для:
языкового редактирования;
перевода;
улучшения структуры текста;
подготовки отдельных вспомогательных материалов.
При этом авторы должны сохранять ответственность за содержание статьи. Если журнал требует раскрытия использования ИИ, в Cover Letter или самой рукописи можно указать соответствующую информацию.
Например:
При подготовке рукописи использовался инструмент генеративного искусственного интеллекта для языкового редактирования отдельных фрагментов текста. Все научные утверждения, данные, источники и выводы проверены авторами.
Нельзя указывать, что ИИ использовался только для редактирования, если на самом деле он самостоятельно написал существенную часть научного содержания.
Что не стоит писать в Cover Letter
Есть несколько распространенных ошибок, которые делают сопроводительное письмо менее эффективным.
Слишком длинное письмо
Редактору не нужен второй вариант статьи. Если Cover Letter занимает несколько страниц, его скорее всего никто не будет внимательно читать. Оптимальный объем — примерно одна страница.
Общие фразы
Формулировки вроде:
«Тема является очень актуальной в современном мире».
или:
«Статья представляет большой интерес для научного сообщества».
не дают редактору полезной информации. Лучше написать конкретно, какой результат получен.
Чрезмерная самореклама
Не стоит писать:
«Наша уникальная статья является революционной и изменит представление о...»
Научный стиль предполагает умеренность.
Лучше:
«Полученные результаты позволяют уточнить...»
Пересказ всей статьи
Cover Letter не должен повторять аннотацию слово в слово.
Его задача — дать редактору краткий контекст и объяснить соответствие статьи журналу.
Критика других исследований
Не стоит писать:
«Предыдущие авторы не смогли решить эту проблему, поэтому только наше исследование дает правильный ответ».
Такое утверждение выглядит чрезмерно категоричным и требует серьезного доказательства.
Как сделать письмо персонализированным
Хорошее Cover Letter должно быть написано именно для того журнала, куда отправляется статья.
Минимум необходимо изменить:
название журнала;
имя редактора, если известно;
формулировку о тематическом соответствии;
описание научной аудитории;
при необходимости — тип статьи.
Еще лучше показать, что автор знаком с содержанием журнала.
Например:
Результаты исследования соответствуют тематике журнала и могут представлять интерес для его читателей, поскольку в последних выпусках публиковались работы по технологиям удаления микрополлютантов и совершенствованию процессов очистки сточных вод.
Такая формулировка значительно сильнее, чем универсальное:
«Мы считаем, что статья подходит вашему журналу».
Нужно ли ссылаться на статьи самого журнала
Иногда это может быть полезно, особенно если автор действительно использует опубликованные в журнале исследования как научную основу.
Например:
Представленная работа развивает направление исследований, ранее рассматривавшееся в публикациях журнала, посвященных...
Но превращать Cover Letter в список цитат не нужно.
Достаточно одной-двух конкретных причин, по которым статья соответствует тематике издания.
Как попросить редактора рассмотреть статью
В конце письма можно использовать нейтральную формулировку:
Будем признательны за рассмотрение представленной рукописи для публикации в журнале.
Или:
Просим рассмотреть рукопись для возможной публикации в журнале.
Не стоит писать:
«Просим вас обязательно принять нашу статью».
Решение о публикации принимает редакция после установленной процедуры.
Как закончить письмо
В конце обычно указываются:
имя автора;
должность;
организация;
электронная почта;
при необходимости ORCID.
Например:
С уважением,Иван Ивановкандидат технических наук, старший научный сотрудникИнститут водных проблем РАНe-mail: example@example.ruORCID: ...
Если статья имеет несколько авторов, контактным лицом обычно выступает автор, который отвечает за переписку с редакцией.
Универсальная структура Cover Letter
Практически любое сопроводительное письмо можно построить из пяти частей:
- Обращение.
Уважаемый главный редактор!
- Представление рукописи.
Направляем на рассмотрение рукопись «Название статьи», подготовленную авторами...
- Краткое содержание и новизна.
В статье исследуется... Основной результат заключается в...
- Соответствие журналу.
Считаем, что рукопись соответствует тематике журнала, поскольку...
- Публикационная этика и подпись.
Подтверждаем, что статья ранее не публиковалась и не находится на рассмотрении в другом журнале. Авторы заявляют об отсутствии конфликта интересов.
После этого ставятся имя, должность и контакты автора.
Пример готового Cover Letter
Уважаемый главный редактор!
Направляем на рассмотрение редакции журнала «Водоочистка» рукопись «Применение мембранных технологий для удаления фармацевтических загрязнителей из сточных вод», подготовленную авторами Ивановым И. И. и Петровой А. А.
В статье представлены результаты экспериментального исследования эффективности трех режимов мембранной обработки при удалении антибиотиков из модельных сточных вод. Научная новизна работы заключается в сравнительном анализе эффективности исследованных режимов при сопоставимых условиях эксперимента и определении параметров, обеспечивающих наиболее высокую степень удаления целевых соединений.
Считаем, что рукопись соответствует тематике журнала, поскольку посвящена современным технологиям очистки воды и может представлять интерес для специалистов в области водоподготовки, водоочистки и экологической инженерии.
Подтверждаем, что рукопись является оригинальной работой, ранее не публиковалась и в настоящее время не находится на рассмотрении в другом журнале. Авторы заявляют об отсутствии конфликта интересов.
Благодарим редакцию за рассмотрение рукописи.
С уважением,Иван Ивановкандидат технических наукИнститут водных проблемe-mail: example@example.ru
Такого объема вполне достаточно. Не нужно добавлять в письмо подробное описание эксперимента, полный список результатов или длинную биографию авторов.
I.kazarova@panor.ru